Gestion sociale : 5 conseils pour gérer et optimiser sa Paie

La gestion de la paie est une étape essentielle qui mérite toute votre attention. Que ce soit lors de l’embauche ou du départ d’un salarié, des formalités spécifiques doivent être accomplies. MB&Scott vous aide à y voir plus clair afin d’optimiser la gestion sociale de votre entreprise et gagner du temps.

1. Connaître les mentions obligatoires en gestion de paie

 

À partir du moment où vous versez une rémunération à un salarié, vous devez lui remettre une fiche de paie. Plusieurs mentions obligatoires sont exigées sur ce document :

  • l’employeur : raison sociale (ou nom), adresse, SIRET, APE, N° d’immatriculation de l’organisme qui reçoit les cotisations
  • le salarié : nom, prénom, adresse, poste (éventuellement classification dans la convention collective)
  • la convention collective applicable (le cas échéant)
  • le salaire :
    • éléments constituant la rémunération brute : heures travaillées, taux horaire, distinction entre les heures au taux normal et les majorées
    • primes
    • congés payés pris sur la période avec le montant correspondant
    • prélèvements sociaux et fiscaux
    • éléments non soumis à cotisation
    • montant du net à payer
    • date de versement du salaire
  • le cas échéant, les réductions de charges sociales
  • une mention précisant au salarié qu’il doit conserver sa fiche de paie sans limitation de durée

2. Ne pas sortir du cadre légal

 

Vous ne pouvez pas mentionner sur les bulletins de salaire de votre entreprise certains éléments, notamment ceux liés au droit de grève ou aux fonctions de représentation du personnel exercées par un salarié.

N’oubliez pas que vous avez également l’obligation de conserver dans vos locaux professionnels un double de toutes les fiches de paies émises, pendant au minimum 10 années.

 

 

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3. Respecter les délais et les modes de paiement

 

Un salaire doit être payé tous les mois (cela n’est pas valable pour les primes ou les gratifications ponctuelles) mais aucune date n’est imposée par la loi (sauf disposition de la convention collective applicable ou de l’accord d’entreprise). L’employeur doit donc payer les salaires :

  • en fin de mois ou le mois suivant (généralement en début de mois)
  • à la même période chaque mois
  • un jour ouvrable (sauf dans le cas d’un virement)

Concernant les moyens de paiement, trois sont autorisés :

  • chèque barré
  • virement bancaire (ou postal)
  • espèces, seulement pour un montant inférieur à 1 500€ et sur demande expresse du salarié. Dans ce cas, l’employeur a l’obligation de verser le salaire en espèces

 

4. Maîtriser les déclarations sociales

 

Il est essentiel que le logiciel de paie de votre entreprise soit en permanence mis à jour en fonction des taux de cotisations sociales, fréquemment actualisés. En cas d’erreur, un redressement de l’URSSAF est alors possible.

Par ailleurs, plusieurs déclarations sont à déposer, dont la nature et la date varient selon les entreprises :

  • DADS-U (déclaration automatisée des données sociales unifiée)
  • DSN (déclaration sociale nominative)
  • DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales)

 

5. Gérer l’arrivée ou le départ d’un salarié

 

Le premier et le dernier bulletin de salaire peuvent être particulièrement compliqués à remplir. Entre les primes et les bonus pour recruter un nouveau collaborateur ou les indemnités à régulariser en cas de départ, il est parfois très difficile de s’y retrouver, encore plus en présence d’une convention collective…  

 

Le + MB&Scott :

Vous l’avez constaté, établir une fiche de paie est un exercice chronophage et complexe. Celui-ci demande des connaissances spécifiques et une veille permanente. Afin d’optimiser votre gestion sociale, il est recommandé de déléguer la paie à un expert-comptable.

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Tags : Optimisation, Paie 

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