Comptabilisation des Z de Caisse et Notes De Frais

La saisie des Z de caisse et des notes de frais est une opération pouvant générer de nombreuses lignes comptables. MB&Scott vous donne des explications et des conseils pour mieux comprendre et optimiser cette tâche.

Amis Entrepreneurs, connaissez-vous la comptabilisation des z de caisse et des notes de frais ?

Comptabiliser les Z de caisse

Le Z de caisse est un justificatif reprenant le chiffre d’affaires sur une période donnée, généralement une journée. Il est édité tous les soirs à la fermeture, à partir de la caisse. Il permet de connaître le montant des ventes réalisées et les différents règlements perçus en contrepartie (cartes bancaires, espèces, chèques…).

Enregistrer en comptabilité un Z de caisse revient à saisir le CA réalisé et les modes de règlements remis en banque. Le Z de caisse permet de constater :

  • Les recettes et la TVA liée
  • Les sommes à remettre en banque

Une écriture comptable doit être passée dans le journal de caisse. Elle se compose de plusieurs lignes par Z de caisse, en fonction du ou des taux de TVA appliqués, des modes de règlements perçus…


L’édition du Z de caisse

L’édition d’un Z de caisse ramène le solde de la caisse à zéro. Une fois ce document édité, il n’est plus possible d’ajouter du CA aux données déjà sorties.

Le Z de caisse doit donc être édité seulement une fois par jour, de préférence en fin de journée, lors des vérifications classiques de la caisse.

 

La nouvelle réglementation pour les Z de caisse

Dans la pratique, un système de caisse permet d’éditer une synthèse issue de tous les Z du mois. Attention, cette méthode de mutualisation des écritures est à proscrire ! En effet, l’administration fiscale impose de fournir un FEC (Fichier des Écritures Comptables), dans le cadre du contrôle des comptabilités informatisées.

La saisie journalière des opérations de caisse est donc obligatoire afin de vérifier les soldes quotidiens de la caisse et les écarts éventuels. Cela signifie qu’il n’est plus possible de passer une seule écriture pour tout le CA du mois.

Cette nouvelle réglementation a pour conséquence de multiplier les écritures. En cas de non-respect, le risque encouru est important, puisqu’une remise en cause du caractère probant de la comptabilité est possible. 


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Comptabiliser les notes de frais

Qu’il s’agisse de vos notes de frais personnelles ou de celles de vos collaborateurs, leur comptabilisation s’opère généralement dans le journal des achats. Il est parfois possible de réaliser cette écriture directement dans le journal d’OD, voire de banque, lorsque la note de frais présente peu d’opérations. Les comptes suivants sont les plus souvent employés :

  • Compte 6251 “Voyages et déplacements”
  • Compte 6256 “Missions”
  • Compte 6257 “Réceptions”
  • Compte 626 “Frais postaux et de télécommunication”
  • Compte 6234 “Cadeaux à la clientèle”
  • Compte 6181 “Documentation générale” et compte 6183 “Documentation technique”
  • Compte 6064 “Fournitures administratives”

Des subdivisions de ces comptes permettent d’analyser les différents frais remboursés pour chaque salarié.

Les notes de frais en comptabilité

Concrètement, passer une écriture de note de frais demande de respecter les étapes suivantes :

  • Saisir la note de frais dans le journal des achats
  • Débiter les comptes de charges en rapport avec les frais avancés
  • Débiter (s’il y a lieu) le compte de TVA déductible
  • Créditer le compte 467 du salarié ou le compte courant d’associé 4551 du dirigeant

La TVA peut être déduite de certains frais remboursés. La note de frais doit alors respecter les conditions suivantes :

  • Facture originale annexée
  • Facture au nom et avec les mentions obligatoires de l’entreprise (adresse, raison sociale…)
  • Facture comportant les mentions obligatoires permettant la déductibilité de la TVA
  • Dépense remboursée entrant dans le champ d’application de la TVA déductible

 

Le respect d’un formalisme strict

Les notes de frais sont l’un des points les plus regardés en cas de contrôle de l’administration (fiscale et sociale). Il est donc essentiel de détailler au maximum les écritures (date, lieu, nom du salarié, nom du client en cas d’invitation…) et de conserver tous les justificatifs (factures, tickets de caisse, tickets d’autoroute…).

En procédant ainsi, vous mettez toutes les chances de votre côté pour éviter un redressement, ainsi que la requalification des sommes versées en rémunération.

 

Le + MB&Scott, Expert-Comptable en ligne :

Si vous souhaitez connaître votre CA en cours de journée, n’éditez pas de Z de caisse mais sortez plutôt un X de caisse. Ce document donne quasiment les mêmes informations, sans faire la remise à zéro des données de la journée.

 

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Tags: Z de caisse, notes de frais, Expert-comptable digital

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