Comment effectuer un recouvrement amiable pour facture impayée ?

Pour garantir le bon fonctionnement de votre entreprise, vous devez payer vos factures et faire payer les différentes créances à vos clients. Lorsque les débiteurs ne réussissent pas à régler leur dû, vous pouvez effectuer un recouvrement amiable.

Qu’est-ce que le recouvrement amiable pour facture impayée ?


Le recouvrement amiable vise à obtenir le règlement d’une facture impayée par une entreprise ou un particulier débiteur lorsque l’échéance est dépassée. Il est alors possible de négocier, sans procédure judiciaire, via des relances, l’encaissement de la dette.

Recouvrement amiable : les mentions obligatoires de la relance


Le recouvrement amiable débute lorsque la première relance a été délivrée. Vous pouvez procéder vous-même à cette démarche ou envoyer un tiers comme une société de recouvrement ou un huissier de justice.

La relance doit contenir certaines mentions indispensables :
– le nom et l’ adresse du créancier et/ou de la société chargée du recouvrement ;
– le montant, la nature et le détail de la créance ;
– la mention de l’obligation de payer et les textes législatifs correspondants.

Les messages de relance doivent être fermes mais courtois pour inciter le client à régulariser sa dette.

Recouvrement amiable : quels interlocuteurs ?


Si vous procédez vous-même au recouvrement amiable, vous devez d’abord bien choisir vos interlocuteurs.

Vous n’en avez pas de précis, la première relance doit s’effectuer :

– auprès des services de la comptabilité ou achats de l’entreprise ;
– auprès du service de la comptabilité dans une Petite et Moyenne Entreprise (PME) ;
– auprès du chef d’entreprise dans une Très Petite Entreprise (TPE).

Recouvrement à l’amiable : les différentes méthodes


Les relances amiables peuvent prendre différentes formes selon le type de client, le montant et le retard de paiement.

Vous pouvez relancer votre débiteur par :
– téléphone (le télé-recouvrement est à privilégier pour les gros montants car, au téléphone, la réponse est immédiate) ;
– courrier (rédigez des lettres de recouvrement personnalisées (si le client est étranger, écrivez, si possible, les relances dans la langue du pays, sinon, dans la langue du contrat) ;
– des visites à son domicile.

Pour que le recouvrement amiable soit efficace, vous devez effectuer les relances à des dates convenues lors du premier courrier et les scénariser de manière à ce que les messages s’inscrivent dans une progression.

Recouvrement à l’amiable : la mise en demeure


Si les relances sont restées sans réponse, vous devez mettre le client en demeure de payer, en lui adressant un courrier comportant les termes “mise en demeure” et une date limite de règlement.

La mise en demeure peut être réalisée par le créancier lui-même par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception ou par l’intermédiaire d’un huissier de justice.

Le recours à un huissier donne un caractère plus déterminé à la demande et peut avoir un impact psychologique sur le débiteur. Toutefois, prenez en compte le coût de cette démarche et le montant de la créance.
La mise en demeure avec accusé de réception fait courir les intérêts de retard dus par le client, en plus de la dette initiale, à compter de la date de son envoi.

Recouvrement amiable : l’arrangement avec le débiteur


Si le débiteur est prêt à vous payer mais seulement par le biais d’un arrangement, n’oubliez pas de :

– rédiger un courrier en joignant l’accord du client ;
– matérialiser les paiements sur un calendrier d’échéances pour acceptation ;
– mentionner les conditions de paiement de la dette non acquittée et des échéances en cours ;
– choisir un taux d’intérêt proche des conditions du marché.

En cas d’échec du recouvrement amiable, il peut être utile d’entreprendre une procédure judiciaire.

Pour en savoir plus :

– “Dossier : L’injonction de payer, une procédure de recouvrement de créances“, Info-greffe

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