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Fiscalité | comptabilité | 6 minute read

Quels documents devez-vous conserver dans votre entreprise ? Et combien de temps ?

Written by Nadine Neveu
août 13, 2019

Les délais pendant lesquels un entrepreneur doit conserver ses archives sont fonction de la nature des pièces concernées. MB&Scott vous indique la période minimale pendant laquelle un entrepreneur doit nécessairement conserver les documents liés à l'activité de son entreprise.

 

Les documents civils et commerciaux

 

 

Type de document

Durée de conservation

 

Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale

5 ans

 

Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur

2 ans

 

Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

 

Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

 

Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)

5 ans

 

Document de transport de marchandises

5 ans

 

Déclaration en douane

3 ans

 

Police d'assurance

2 ans à partir de la résiliation du contrat

 

Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)

5 ans à partir de la fin de la protection

 

Dossier d'un avocat

5 ans à partir de la fin du mandat

 

 

Les pièces comptables

 

 

Quel document ?

Quelle durée de conservation

 

Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire...

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

 

Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur...

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

 

 
 

Les documents fiscaux

 


Type d'impôt

Durée de conservation

 

Impôt sur le revenu et sur les sociétés

6 ans

 

Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel

6 ans

 

Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral)

6 ans

 

Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)

6 ans

 

Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE

6 ans

 

Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...)

6 ans

 

les délais sont portés à 10 ans, en cas d'activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite...

 

Documents sociaux pour les sociétés commerciales

 

 

Type de document

Durée de conservation

 

Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)

5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)

 

Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...)

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

 

Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)

5 ans

 

Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration.

5 ans à partir de la fin de leur utilisation

 

Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes.

3 derniers exercices

 

 

Ressources humaines

 

Type de document

Durée de conservation

 

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

 

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

 

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

 

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

 

Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

 

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

 

Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail

Vérification et contrôle du CHSCT

5 ans

 

Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

5 ans

 

 

Ebook du créateur d'entreprise, premiers pas

 

Tags : Gestion