[Case study] Entrepreneurs : gagnez du temps grâce à la gestion dématerialisée

Posted by Catherine MB&Scott

Vous avez tous connu le temps où, chaque fin de mois, l’entrepreneur apportait religieusement son paquet de factures et pièces comptables à son cabinet comptable pour la déclaration de TVA. Il vous est aisé en qualité d’entrepreneur de chiffrer la perte sèche du coût de cette demi journée de travail.

Bon, ça c’était avant. Désormais, vous utilisez tous les outils technologiques qui existent maintenant pour communiquer avec votre cabinet comptable sans qu’il vous soit nécessaire de vous rendre au cabinet ou à la poste chaque mois.

Mais il reste encore de nombreuses choses sur lesquelles vous pouvez gagner un peu plus de ce précieux temps. 

MB&Scott a une proposition à vous faire : vous donnez quelques conseils pour gagner 2 jours par mois en adoptant la 'full dématerialisation' !

L’objectif du “tout digital” est de parvenir au “Zéro papier”

 


La dématérialisation permet des gains notables à plusieurs titres  : réduction des coûts (impression et envoi postal), diminution de l’empreinte carbone, suppression des opérations manuelles, diminution des temps de traitement, sécurité numérique....

Votre démarche de dématérialisation deviendra la vitrine de votre entreprise et constituera un avantage concurrentiel déterminant en terme d’exemplarité, d’image et de notoriété. Si le gain financier d’une démarche de dématérialisation des documents comptables est déjà estimé entre 30 % et 50 % selon la taille des entreprises, qu’en est il pour le gain en temps ?


MB&Scott vous propose de quantifier le gain en temps pour votre activité

Gain de productivité :  + 1/2 journée gagnée :

 

MB&Scott vous propose de supprimer l’ensemble des opérations répétitives et chronophages :  impression, pliage, mise sous enveloppe, affranchissement, et déplacements à la Poste pour les recommandés. «Nous avons accompagné plusieurs de nos clients dans leur passage à la dématérialisation de leurs documents comptables, nous explique Julien, conseil en gestion d’entreprise chez MB&Scott. Nous avons eu la surprise de constater que

l’économie globale en matière de temps se montait  à 80 %. »

 

La solution MB&Scott vous permettra de gérer vos factures au jour le jour et de la manière la plus simple qui soit. Au lieu de décomposer chaque facture selon les montants hors taxes, les différents taux de TVA, puis les saisir sur un logiciel lambda, vous n’aurez qu’à envoyez une photo de votre facture au moyen de l’appli de dernière génération MB&Scott. Son robot analysera et traitera vos données, puis les enregistrera dans votre tableau de bord. Seules 10 à 20 secondes vous seront nécessaires pour pratiquer cet exercice, et vous gagnerez ainsi jusqu’à une après-midi de traitement par mois de toutes vos pièces comptables.

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N'achetez plus de consommables : + 1/4 journée gagnée

 

A court de de papier, plus d’enveloppe... ! Et ce phénomène revient plusieurs fois par mois.

1ère solution : courir au magasin le plus proche. Mais cela vous demande du temps ou de trouver quelqu'un disponible pour le faire. 

2ème solution : vous passez votre commande chez votre fournisseur par internet. Repérer les références, les dimensions, le conditionnement, reconnaître votre livraison, ranger : un vrai rituel chronophage qui demande la aussi du temps. 

3ème solution : adopter la full démat ! ! Zéro papier : finie la corvée. Plus de consommable à acheter !

Ne cherchez plus vos documents : + 1/4 journée gagnée

 

On évite les factures égarées et des alertes sur les délais de paiements peuvent être programmées. La dématérialisation est une nouvelle culture d’entreprise, une nouvelle façon de gérer ses flux de documents, au bénéfice de la productivité, mais aussi dans une démarche éthique dans le respect de l’environnement avec la diminution de l’utilisation de matières premières comme le papier.

Accélérez vos délais de créance :  + 1/2 journée gagnée

 

Perte de temps à relancer les clients : délai de créance accéléré 

Le temps de paiement des créances est accéléré, avec des délais réduits de deux tiers dans certains cas. Une donnée non négligeable, quand on sait que tous les ans, des PME déposent le bilan à cause – dans près de 70 % des cas – de « non-paiement des créances clients ». Cela permettra enfin d’optimiser ces créances clients, d’assurer un meilleur suivi des process.

Optimisez votre temps efficient : + 1/2 journée gagnée

 

Le principe de Pareto, aussi appelé principe des 80/20 ou loi des 80/20, décrit une règle selon laquelle environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Concrètement, nous savons tous que nous perdons beaucoup de temps dans la réalisation des tâches quotidiennes. L’idée serait de augmenter les 20 % de temps vraiment efficient. En ne sollicitant pas votre humeur ludique pour accomplir des tâches sans valeur ajoutée (secrétariat, petite comptabilité…), vous prolongerez votre capacité de concentration plus longtemps et augmenterez mécaniquement le temps vraiment consacré à votre coeur de métier. Ce va et vient permanent entre concentration, sollicitations externes et puis re-concentration semble être une perte infinie de temps totalement inquantifiable. Nous l’avons gratifiée d’une demi journée.

 Ebook du créateur de startup


Vous avez dégagé au moins deux journées pleines de travail grâce à l’appli et votre
espace client MB&Scott. Dès le début de notre collaboration, nous vous mettons à disposition cette appli. Elle vous permettra de :

  • piloter la gestion comptable de votre entreprise
  • communiquez avec votre conseiller personnel et notre équipe 
  • Solliciter nos experts pour les demandes spécialisées, et aux meilleurs prix grâce à nos tarifs négociés.

Dès que vous avez besoin d’un conseil ou d’une aide, ne frappez plus à 1000 portes, demandez à MB&Scott. Avoir un copilote, c’est le meilleur moyen d’anticiper votre développement.  Vous pourrez vous concentrez sur l’essentiel : le développement de votre clientèle..

La  promesse MB&Scott  : accorder plus de temps à vos clients et au développement de votre activité !

 

 

 

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Posted by Catherine MB&Scott le 16 février 2016

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