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Par Gaëtane |

La loi oblige toute société d'être en mesure de justifier ses transactions, qu'elles soient sous forme d'encaissements ou de paiements. Afin d'éviter les erreurs, il est indispensable de tenir une comptabilité journalière rigoureuse. Découvrez quelques astuces pour être en règle en toutes situations.

La définition de la caisse

Avant toute chose, il est indispensable de rappeler ce qu'est la caisse. Celle-ci se définie, au sens comptable, comme étant l’ensemble des opérations d'encaissements et de paiements en espèces. Un commerçant a ainsi l'obligation de tenir un livre de caisse sur lequel sont enregistrées les opérations journalières en espèces.


Dans la pratique, et pour plus de simplicité, le livre de caisse peut traiter l'ensemble des recettes (espèces, cartes bancaires, chèques…). Le journal de caisse est donc un document comptable, alors que la caisse elle-même est un objet physique renfermant de l'argent.

Nos conseils pratiques

 

Pour bien gérer sa caisse et ses espèces au quotidien, découvrez 5 astuces indispensables.

1. Enregistrez correctement vos opérations

 

L'ensemble des encaissements doit passer par la caisse et vous devez remettre un ticket à tous vos clients. En outre, chaque mouvement doit être détaillé, afin de pouvoir communiquer au fisc :

  • La date de l'opération
  • La désignation de l'objet vendu ou du service rendu
  • Le prix et la TVA

Il est utile de préciser que les transactions unitaires inférieures à 76 euros, réalisées au comptant et en espèces, peuvent s'inscrire en comptabilité dans leur globalité à la fin de la journée.

 

2. Faites un rapprochement quotidien

 

Il est nécessaire de réaliser chaque jour un rapprochement entre la caisse et le journal de caisse. Concrètement, le montant figurant dans le journal doit se trouver physiquement dans la caisse. Si cela n'est pas le cas, l'erreur peut être due à un oubli, un vol ou encore à une vente annulée. Dans tous les cas, vous êtes tenu de justifier cet écart et de le rectifier.

 


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3. Vérifiez la TVA

 

Il est très important de ventiler les transactions selon les taux de TVA applicables. En effet, ceux-ci sont variables en fonction des produits et des services.

 

4. Gardez vos justificatifs

 

La loi rend obligatoire la justification de tous les mouvements de caisse. Cela peut être fait au moyen de divers documents que l'administration fiscale peut réclamer lors d'un contrôle : 

  • Bandes de caisse enregistreuse
  • Z de caisse (états de fin de journée)
  • Brouillard de caisse ou main courante
  • Agenda de caisse
  • États de synthèse de terminal de ventes informatique
  • Bordereaux de remises des espèces en banque

 

5. Respectez la limitation des paiements en espèces

 

Pour ne pas risquer d'amende, rappelez-vous que les opérations suivantes ne peuvent pas être réalisées en espèces :

  • Paiements par des particuliers ou des professionnels en France, supérieurs à 1 000 €
  • Paiements par des particuliers non domiciliés en France, supérieurs à 15 000 €
  • Paiements de salaires mensuels supérieurs à 1 500 €
  • Paiement d'une acquisition immobilière supérieure à 10 000 €

La bonne tenue d’une caisse comptable nécessite de la rigueur. En suivant ces quelques règles pratiques, vous réussirez à optimiser la gestion de vos espèces afin de gagner en temps et en sérénité !

 

 

Le + MB&Scott :

Attention, la loi évolue en janvier 2018 ! Afin de lutter contre la fraude à la TVA, il sera obligatoire d’enregistrer les paiements des clients par le biais d'un logiciel de caisse sécurisé et certifié. Prenez rendez-vous avec l'un de nos conseillers pour en savoir plus.

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